1
– личную карточку №Т-2;
– приказ о приеме на работу (о перемещении на другие должности);
– трудовой договор в двух экземплярах;
– должностную инструкцию.
2.4. Первичное оформление личного дела предусматривает:
а) присвоение личному делу номера согласно журналу учета личных дел (приложение
№1);
б) проставление на обложке личного дела (приложение №2) следующих реквизитов:
индекс дела (в соответствии с номенклатурой дел школы); полное наименование
школы; номер личного дела; фамилия имя отчество работника в именительном
падеже; даты – год начала и год окончания ведения дела; количество листов; срок
хранения;
в) помещение документов, подлежащих хранению в составе личных дел, в
хронологическом порядке:
– внутренняя опись документов дела (приложение №3);
– личный листок по учету кадров (приложения №4);
– заявление о приеме на работу;
– приказ о приеме на работу;
– трудовой договор;
– договор о полной материальной ответственности (если работник – материально
ответственное лицо);
– согласие на обработку персональных данных.
2.5. Листы документов, помещенных в личное дело, подлежат нумерации.
2.6. Документы помещаются в папку. При увольнении работника прошиваются нитками и
сдаются в архив.
2.7. Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, должна содержать
сведения о порядковых номерах, наименованиях документов дела, количестве листов,
датах включения документов в личное дело и изъятия из дела, а также кем изъят
документ и по какой причине.
2.8. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме. Листы
внутренней описи нумеруются отдельно.
2.9. При подготовке личных дел к передаче на хранение к внутренней описи составляется
итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных
в нее документов и количество листов дела.
3. Ведение личных дел работников
3.1. Личное дело ведется в течение всего периода работы каждого педагога и сотрудника
Школы.
3.2. Дальнейшее ведение личного дела работника предусматривает помещение в дело
документов, образующихся в процессе рабочей деятельности и имеющих значение
для трудовых отношений:
– дополнение к личному листку по учету кадров;
– дополнительные соглашения к трудовому договору;
– копии приказов по личному составу, которые касаются работника;
– отзывы должностных лиц о работнике;
– копии документов о повышении квалификации;
– копии сертификатов, грамот;
– лист – заверитель дела (составляют при сдаче личного дела в архив);
– иные документы.
3.3. В личные дела не помещаются документы, имеющие второстепенное значение и срок
хранения менее 10 лет включительно.
2
3.4. Выдача копий документов из личного дела производится по личному заявлению
работника и с разрешения директора. Копии документов должны быть заверены и
предоставлены работнику в течение трех дней со дня подачи заявления.
3.5. Изъятие отдельных документов из личного дела производится с разрешения
директора Школы с оформлением соответствующей записи в графе «Примечание»
внутренней описи. При временном изъятии документа на его место (между листами
соседних документов) вкладывается справка-заместитель с указанием даты и причин
изъятия с подписью лица, выдавшего документ, и подписью лица, получившего его во
временное пользование.
3.8. В целях обеспечения контроля за сохранностью и актуальностью личных дел в Школе
ежегодно (не позднее I квартала года, следующего за отчетным) производится
проверка их наличия и состояния.
4. Хранение и учет личных дел работников
4.1 Хранение и учет личных дел педагогов и сотрудников Школы организуются с целью
быстрого поиска личных дел, обеспечения их сохранности и конфиденциальности
сведений, содержащихся в документах личных дел, от несанкционированного
доступа.
4.2. Личные дела работников, должностные инструкции хранятся у директора. Личные
карточки по унифицированной форме №Т-2 хранятся отдельно.
4.3. Трудовые книжки, медицинские книжки хранятся в сейфе.
4.4. Доступ к личным делам работников имеют только документовед и директор Школы
либо заместители директора при исполнении обязанностей директора Школы.
4.5. Систематизация личных дел работников производится в алфавитном порядке.
5. Оформление личных дел работников перед сдачей в архив
5.1. Оформление личных дел для передачи в архив производится документоведом Школы.
Эта процедура включает:
– подшивку (переплет) дела;
– уточнение нумерации листов дела;
– составление листа-заверителя (приложение №5);
– составление (уточнение) внутренней описи;
– внесение уточнений в реквизиты лицевой обложки дела.
5.2. Лист-заверитель дела должен подписать его составитель, при этом делается
расшифровка должности и подписи, проставляется дата. В процессе использования
архивных документов в листе-заверителе делаются соответствующие отметки. Если
дело подшито без листа-заверителя, то его следует наклеить на внутреннюю сторону
обложки дела.
5.3. С целью обеспечения сохранности личных дел рекомендуется:
– объединять индивидуальные личные дела уволенных сотрудников в одну обложку
(объединенное дело) с таким расчетом, чтобы объем дела (тома) не превышал 250
листов (путем сшивки материалов индивидуальных дел по годам увольнения);
– располагать материалы индивидуальных дел в пределах дела (тома) в алфавитном
порядке (пофамильно), отделяя материалы, относящиеся к разным индивидуальным
делам, чистым листом бумаги с указанием на нем фамилии, имени и отчества
соответствующего уволенного сотрудника;
– снабжать каждое объединенное дело (том) внутренней описью с перечислением
фамилий, имен и отчеств и указанием номеров страниц, в пределах которых
расположены соответствующие документы.
3
5.4. Передача личных дел в архив осуществляется не позднее трех лет после завершения
их в делопроизводстве в соответствии с графиком. Предварительно документоведом
проверяется полнота и правильность подготовки личных дел к передаче. Выявленные
при проверке недостатки устраняются документоведом. Передача и прием
производятся по описи с простановкой отметок о наличии личных дел.
5.5. Личные дела работников, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года,
хранятся 75 лет, после 1 января 2003 года – 50 лет. Личные дела директора, главного
бухгалтера Школы имеют постоянный срок хранения.
6. Ответственность работодателя и работника
6.1. Педагоги и сотрудники Школы обязаны своевременно представлять сведения об
изменении своих персональных данных, включенных в состав личного дела.
6.2. Работодатель обеспечивает:
– сохранность личных дел работников;
– конфиденциальность сведений, содержащихся в личных делах работников.
7. Права работодателя и работника
7.1. Педагоги и сотрудники Школы имеют право:
– получать полную информацию об обработке своих персональных данных;
– получать доступ к своим персональным данным;
– получать копии документов, хранящихся в личном деле;
– требовать исключения или исправления неверных и неполных (искаженных) своих
персональных данных.
7.2. Работодатель имеет право:
– обрабатывать персональные данные работников, в том числе и на электронных
носителях;
– запрашивать от работников информацию, необходимую для ведения личных дел и
обработки персональных данных.
4
Приложение №1
к положению о порядке
ведения личных дел работников
№
п/п
Дата
Фамилия, Должность Структурное
Дата и
Дата и номер Примечание
оформимя,
работника подразделение
номер
приказа о
я
отчество
приказа о прекращении
личного работника
приеме
(расторжении)
дела
работника
трудового
на работу
договора с
работником
5
Приложение № 2
к положению о порядке
ведения личных дел работников
Обложка личного дела
Индекс дела _____
Муниципальное бюджетное общеобразовательное учреждение средняя общеобразовательная школа имени В.М. Бугаенко п. Притеречного
Моздокского муниципального района
Республики Северная Осетия – Алания
(название организации и структурного подразделения)
ЛИЧНОЕ ДЕЛО №______
_____________________________________________________________
(заголовок дела, фамилия имя отчество работника)
Дата начала:
«____» ___________г.
Дата окончания: «____» _____________ г.
На ___ листах
Хранить ___ лет
6
Приложение №3
к положению о порядке
ведения личных дел работников
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела № ______
№ п\п
Индекс
документа
Дата
документа
Название
документа
Номера
листов дела
Примечание
Итого: _____ документа ______________
(цифра)
(прописью)
Количество листов внутренней описи __________________________
(цифрами и прописью)
Ответственный за кадровый учет: ___________________________
(ФИО)
_______________________
(подпись)
«_____» _________________ ______ год.
7
Приложение №4
к положению о порядке
ведения личных дел работников
Личный листок по учету кадров
1. Фамилия ________________________
Имя ________________________
Отчество __________________________
2. Пол ______________
3. Год, число и месяц рождения __________________________
4. Место рождения: ______________________________________________
(село, деревня, город, район, область)
5. Гражданство __________________________
6. Образование ______________
Название
учебного
заведения и его
местонахождение
Факультет
или
отделение
Год
Год
поступления окончания
или ухода
Если не
окончил,
то с
какого
курса
ушел
Какую
специальность
получил в
результате
окончания
учебного заведения,
указать № диплома
или удостоверения
7. Какими иностранными языками владеете _____________________________
___________________________________________________________________ (читаете и
переводите со словарем, читаете и можете объясняться, владеете свободно)
8. Ученая степень, ученое звание ______________________________________
9. Какие имеете научные труды и изобретения ___________________________
________________________________________________________________
10. Выполняемая работа с начала трудовой деятельности (включая учебу в высших и
средних специальных учебных заведениях, военную службу и работу по
совместительству)
Месяц и год
Должность с указанием учреждения,
Местонахождение
организации, предприятия, а также
учреждения, организации,
поступления ухода
министерства (ведомства)
предприятия
8
11. Пребывание за границей ___________________________________________
___________________________________________________________________
(работа, служебная командировка, поездка с делегацией)
Месяц и год
с какого
по какое
границей
время
времени
12. Участие в выборных органах
Место
Название
выборного
выборного
органа
органа
В какой стране
В качестве
кого выбран
Цель пребывания за границей
Год
избрания
выбытия
13. Какие имеете правительственные награды ____________________________
___________________________________________________________________
Когда и кем награжден _______________________________________________
___________________________________________________________________
14. Отношение к воинским обязанностям и воинское звание
Состав __________________________________ Род войск__________________
(командный, политический, административный, технический и т. д.)
15. Семейное положение в момент заполнения личного листка _____________
___________________________________________________________________ Муж (жена)
___________________________________________,____года (лет),
(ФИО)
Дочь (сын) _________________________________________,_______ года (лет)
(ФИО)
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_______________________________________________
(члены семьи, с указанием возраста)
16. Домашний адрес _______________________________________________
__________________________________________________________________
17. Обязуюсь своевременно извещать обо всех изменениях данных, включенных в личный
листок по учету кадров: «___» __________ _____ года _________________
__________________
(ФИО работника)
(подпись работника)
9
Приложение № 8
к положению о порядке
ведения личных дел работников
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ
дела №______
В деле прошито и пронумеровано ________________________________ листов
(цифрами и прописью)
с № __ по № ___, в том числе: ___________________________________________
___________________________________________________________________
Особенности физического состояния и
формирования дела
Номера листов
Ответственный за кадровый учет: ___________________________
(ФИО)
_______________________
(подпись)
«_____» _________________ ______ год.
10
